TIETOSUOJASELOSTE

Tämä seloste kertoo, miten Energion (LämpöYkkönen) Oy käsittelee henkilötietojasi.

Käyttämällä palvelujamme, verkkosivustojamme (https://energion.fi/) tai ottamalla meihin yhteyttä, hyväksyt että käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

REKISTERINPITÄJÄ

LämpöYkkönen Oy Y-tunnus 2155807-0 (”Lämpöykkönen” tai ”Rekisterinpitäjä”)

Osoite: Koivupurontie 6, 40320 Jyväskylä

Sähköposti: info(at)lampoykkonen.fi

Puhelin: 020 742 4100

MITÄ TIETOJA KERÄÄMME?

Tyypillisesti Energion (LämpöYkkönen) voi saada seuraavia tietoja:

Asiakkaat:

  • Nimi ja yhteystiedot (kuten etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • Muut perustiedot (kuten syntymäaika, asiakasnumero, asiointikieli)
  • Asiakkuutta koskevat tiedot, kuten tilaushistoria ja siihen liittyvä kirjeenvaihto, asiakassuhteen hoito sekä tilaus- ja laskutustiedot
  • Rekisteröidyn kanssa käyty viestintä
  • Tieto rekisteröidyn kiinnostuksen kohteista (tuoteryhmät ja palvelut)
  • Rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet
  • Lakisääteiset tiedot asiakkaan tunnistamiseksi
  • Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot liittyen erityyppisiin henkilötietojen käsittelytarkoituksiin
  • Verkkopalveluitamme käyttäessä käyttölaitteen IP-osoite tai muu laitekohtainen tunniste sekä evästetiedot

Työnhakijat:

  • Nimi ja yhteystiedot (kuten etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • Muut perustiedot (kuten syntymäaika, asiointikieli, asuinmaa, kansalaisuus, työtehtävä, työnantajan tiedot)
  • Rekisteröidyn kanssa käyty viestintä
  • Lakisääteiset tiedot työnhakijan tunnistamiseksi
  • Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot liittyen erityyppisiin henkilötietojen käsittelytarkoituksiin
  • Verkkopalveluitamme käyttäessä käyttölaitteen IP-osoite tai muu laitekohtainen tunniste sekä evästetiedot
  • Työnhakijan vapaaehtoisesti antamat tiedot

MISTÄ JA MITEN TIEDOT KERÄTÄÄN?

Saamme tiedot pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään Rekisterinpitäjän internet-sivuilla olevilla yhteydenottolomakkeilla, arvontalomakkeilla sekä muulla tavoin ollessaan yhteydessä, kuten puhelimitse, sähköpostitse tai asiakaskohtaamisissa.

Lisäksi saamme tietoja rekisteröityjen yhteyshenkilöiltä tai edustajilta (yritysasiakkaat), viranomaisilta, yhteystietopalveluiden tarjoajilta, luottotietoyhtiöiltä ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Saatamme myös sovellettavan lainsäädännön puitteissa kerätä ja päivittää henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä kuten yhtiöiden verkkosivustoilta, uutispalveluista sekä muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella. Suostumuksellasi keräämme tietoa myös verkkosivustollamme käytössä olevien evästeiden kautta.  

MITÄ TARKOITUKSIA VARTEN KERÄÄMME JA KÄYTÄMME TIETOJASI?

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on:

  • Energionin (LämpöYkkösen) asiakkaan tai Energionin (LämpöYkkösen) asiakkaan edustaman yrityksen ja Energionin (LämpöYkkösen) välisen asiakassuhteen sekä hoitaminen ja ylläpito  
  • Muun yhteistyökumppanin ja Energionin (LämpöYkkösen) välisen yhteistyön ylläpito
  • Tuotteiden ja palveluiden myynti ja markkinointi
  • Asiakasviestintä: yhteydenottopyyntöihin vastaaminen, tarjousten jättäminen, tilaussopimuksen tekeminen, tilausten toimittaminen, laskutus ja perintä, asiakaspalautteiden käsittely
  • Liiketoiminnan kehittäminen
  • Kirjanpito
  • Arpajaisten järjestäminen
  • Verkkosivustolla kävijöiden tietojen käsittely verkkosivujen toiminnallisuuden varmistamiseksi ja kehittämiseksi sekä verkkosivujen liikenteen analysoimiseksi ja mainonnan kohdistamiseksi
  • Suoramarkkinointiluvan -tai -kiellon noudattaminen asiakkaan toiveen mukaisesti
  • Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
  • Rekrytointiin liittyvät toimenpiteet ja työhakemusten käsittely

Henkilötietojen käsittely on edellytyksenä, että Energion (LämpöYkkönen) voi palvella asiakkaitaan laadukkaasti ja sopimuksen mukaisesti sekä parantaa palveluitaan. Rekisterinpitäjä ei hyödynnä automaattista päätöksentekoa tai profilointia

Henkilötietojen antaminen voi olla edellytyksenä sopimuksen tekemiselle tai sopimukseen perustuva vaatimus. Vaikka henkilötietojen antaminen ei olisi pakollista lain tai sopimuksen nojalla, voi tiettyjen palveluiden käyttäminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.  

MILLÄ PERUSTEILLA KÄSITTELEMME TIETOJASI?

Käsittelyn oikeusperusteita ovat:

  • Rekisteröidyn antama suostumus, kuten henkilötietojen käyttäminen sähköiseen markkinointiin
  • Sopimusta edeltävien toimenpiteiden tekeminen sekä sopimusten täytäntöönpano, kuten tarjouksen laatiminen ja lähettäminen, tilauksen toimittaminen, laskutus, takuukäsittely
  • Rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpitolain mukainen tositteiden käsittely
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kuten tietojen siirtäminen hallinnollisista syistä LämpöYkkönen Oy -konsernin sisällä

KENELLE LUOVUTAMME TIETOJA JA SIIRRÄMMEKÖ TIETOJA EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE?

Lähtökohtaisesti emme luovuta tietojasi kolmannelle osapuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä asioissa lakisääteisen velvoitteen taikka viranomais- tai tuomioistuinmääräyksen nojalla. Voimme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tai yhteistyökumppaneita, jotka toimivat EU:n yleisten tietosuoja-asetusten mukaisina henkilötietojen käsittelijöinä ja käsittelevät henkilötietoja puolestamme tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa tarkoituksissa (kuten markkinointi-, rahoitus- ja tekniset palvelut). Palveluntarjoajat saavat käyttää henkilötietoja ainoastaan ohjeistuksemme mukaisesti ja vain siihen tarkoitukseen, johon tiedot on kerätty. Palveluntarjoajat on velvoitettu toteuttamaan asianmukaiset tekniset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi sekä toteuttamaan kaikki tietoturvatoimenpiteet voimassa olevien lakien sekä tietosuoja-asetusten vaatimuksiin vastaavalla tavalla. Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietoja ulkopuolisten tahojen käyttöön.

Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja LämpöYkkönen Oy-konsernin muille yhtiöille. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa erilaisiin järjestelmiin liittyen järjestelmätoimittajien pilvipalveluihin, joissa tapauksissa järjestelmäntoimittaja toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelijänä. Näitä järjestelmiä (suluissa palvelutoimittaja) ovat mm tuottavuusjärjestelmä (Microsoft Corporation), rekrytointijärjestelmä (Atlassian Pty Ltd, Visma Solutions Oy), toiminnanohjausjärjestelmä (Pinja Group Oy, Easoft Oy) uutiskirje- ja markkinointijärjestelmä (ActiveCampaign LLC). Mikäli rekisteröity on hyväksynyt analytiikkaevästeiden käytön, voimme luovuttaa verkkosivujen kävijätietoja esimerkiksi Googlelle, LinkedInille ja Facebookille. Energionin (LämpöYkkösen) sisäisessä viestinnässä käytämme Microsoftin sovellusten lisäksi Signalia ja WhatsAppia.

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle. Jotkin Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyyn käyttäminen palveluiden palveluntarjoajat voivat olla sijoittautuneet EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle, jolloin palvelun käyttö voi edellyttää henkilötietojen siirtymistä sijoittautuneet EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojaamisesta esimerkiksi edellyttämällä palveluntarjoajaa hyväksymään Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet osaksi Rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan välistä sopimusta.

MITEN SÄILYTÄMME TIETOJASI?

Energion (LämpöYkkönen) suhtautuu tietojesi turvallisuuteen vakavasti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu siten, että niitä käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävien hoito edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Kaikki työntekijämme on ohjeistettu kirjallisesti henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien, ja he ovat sitoutuneet asianmukaiseen salassapitoon. Ulkopuoliset palveluntarjoajat, yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme valitaan ja ohjeistetaan huolella.

Tietojärjestelmät tietoineen on asianmukaisesti suojattu luvattomalta pääsyltä ja vahingossa tapahtuvalta muuttumiselta, tuhoutumiselta tai leviämiseltä. Pääsy tietojärjestelmiin on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä muilla tavanomaisilla teknisillä keinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukitussa teknisesti valvotuissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Energion (LämpöYkkönen) säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se kyseisen henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Energion (Lämpöykkönen) säilyttää asiakkaan ja tämän edustajan tietoja niin kauan, kun asiakassuhde on voimassa ja vähintään vuoden asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Mikäli yritysasiakkaan edustajan tehtävät muuttuvat siten, että hän ei todennäköisesti ole mukana projektissa tai häneen ei voida kohdistaa enää markkinointitoimenpiteitä tai uutiskirjeitä, hänen tietonsa poistetaan tai anonymisoidaan vuoden kuluttua tehtävien muuttumisesta.

Kirjanpitoon liittyviä asiakkaan henkilötietoja sisältäviä tositteita säilytämme kirjanpitolain mukaan kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Voimme lisäksi säilyttää tarpeellisia henkilötietoja oikeusvaateiden varalta niin pitkään, kunnes kanneaika tai syyteoikeus asiaan on vanhentunut.

Rekisteröidyn suostumuksen perusteella markkinointitarkoituksiin käsiteltäviä tietoja säilytetään niin kauan, kun annettu suostumus on voimassa. Tiedot poistetaan, mikäli asiakas vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinoinnissa tai peruuttaa antamansa suostumuksen.

Työhakemuksia (hakemus tiettyyn avoimeen tehtävään) ja niihin liittyvää materiaalia säilytämme vuoden valintaprosessin päättymisestä. Avoimia työhakemuksia ja niihin liittyvää materiaalia säilytämme vuoden tietojen vastaanottamisesta.

Tarpeettomat tiedot pyritään poistamaan heti, kun tietoja ei enää tarvita. Kun määriteltyjen poistamiskäytäntöjemme mukainen säilytysaika on päättynyt, tai se muuten katsotaan tarpeelliseksi, poistamme tietosi tietoturvallisesti. Energion (LämpöYkkönen) arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ja huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisterissä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, epätarkkoja, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Kyseiset henkilötiedot korjataan tai poistetaan viipymättä.

EVÄSTEET

Käyttäessäsi Energionin (LämpöYkkösen) verkkosivuja osoitteessa https://energion.fi tietokoneellesi voidaan asentaa evästeitä tai evästeiden kaltaisesti toimivia teknologioita. Ne ovat tyypillisesti pieniä tekstitiedostoja, joiden avulla tietokoneesi voidaan tunnistaa. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän tietokonetta tai tiedostoja. Energionin (LämpöYkkösen) verkkosivuilla käytetään evästeitä sivuston toimivuuden varmistamiseksi ja paremman käyttökokemuksen tarjoamiseksi. Lisäksi evästeitä käytetään rekisteröidyn suostumuksella verkkosivujen liikenteen analysoimiseen ja markkinoinnin kohdentamiseen.  

Verkkosivuillemme saapuessa sinulta kysytään lupaa evästeiden käyttöön. Lain mukaan voimme käyttää evästeitä, mikäli se on välttämätöntä sivuston toiminnan kannalta. Muita kuin välttämättömiä evästeitä ei käytetä, ellet ole siihen erikseen suostunut. Huomaathan, ettei Rekisterinpitäjä välttämättä kykene tarjoamaan sinulle tiettyjä palveluita etkä välttämättä pysty näkemään tiettyjä verkkosivuston osia, mikäli kaikkia evästeitä ei ole sallittu. Voit milloin tahansa muuttaa tekemiäsi evästevalintoja tai peruuttaa antamasi suostumuksen sivustomme evästeilmoituksen kautta.

Käytämme evästeitä seuraavalla tavalla:

  • Tarjoamamme sisällön ja mainosten räätälöintiin
  • Sosiaalisen median ominaisuuksien tukemiseen
  • Kävijämäärämme analysoimiseen
  • Sosiaalisen median, mainosalan ja analytiikka-alan kumppaneillemme tiedon jakamiseen siitä, miten sivustoamme käytetään
  • Verkkosivujen perustoimintojen mahdollistamiseen
  • Verkkosivujen käyttökokemuksen parantamiseen

Evästeiden avulla verkkosivuillamme kävijälle voidaan myöhemmin yhteistyökumppaneidemme avulla tarjota kohdennettua mainontaa (esimerkiksi Facebook ja Instagram jälkimarkkinointi). Energionin (LämpöYkkösen) sivusto sisältää linkkejä tai upotuksia kolmannen osapuolen verkkosivustoihin, kuten sosiaalisen median alustoihin. Kyseinen palvelu saattaa pystyä tunnistamaan sinut. Emme vastaa tällaisten sivustojen tietosuojasta.

Käytämme verkkosivuillamme Cookiebot-työkalua evästeiden, seurantateknologioiden ja niihin liittyvien suostumusten hallintaan. Cookiebotin tietosuojakäytäntöön pääset tutustumaan täältä.

MITÄ OIKEUKSIA SINULLA ON TIETOJASI KOHTAAN?

Energion (LämpöYkkönen) auttaa mielellään oikeuksiesi toteuttamisessa. Jokaisella sivuston käyttäjällä, Energionin (LämpöYkkösen) asiakkaalla ja asiakasyrityksen edustajalla sekä työnhakijalla on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada itseäsi koskevat tiedot: Voit pyytää Rekisterinpitäjältä tietoja sinusta kerätyistä henkilötiedoista ja päästä niihin käsiksi. Voit myös pyytää Rekiserinpitäjältä tietoja siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja. Edellytyksenä tietojen toimittamiselle on, että pystymme tunnistamaan sinut riittävällä tavalla. Tiedot toimitetaan ensisijaisesti sähköisesti. Jos pyydät useampia jäljennöksiä tai käytät oikeuttasi toistuvasti vuoden sisällä, saatamme periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus pyytää Rekisterinpitäjää korjaamaan tai täydentämään mielestäsi virheelliset, epätarkat tai vanhentuneet tiedot.
  • Oikeus saada tietosi poistetuksi ja tulla unohdetuksi: Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista laissa säädetyin perustein. Tiedot poistetaan, mikäli niiden käsittelylle ei ole enää lakisääteistä perustetta. Jos käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Mikäli Rekisterinpitäjä on käsitellyt tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada Rekisterinpitäjälle sähköisesti toimittamasi tietosi jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla myös seuraavat oikeudet:

  • Oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä laissa säädetyin perustein
  • Oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on Energionin (LämpöYkkösen) oikeutettu etu

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse (info(at)lampoykkonen.fi) tai puhelimitse (020 742 4100), jolloin vastaamme sinulle kuukauden kuluessa. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Ennen pyynnön toteuttamista meillä on oikeus ja velvollisuus varmentua henkilöllisyydestäsi, koska meidän on kyettävä tunnistamaan sinut riittävällä tavalla. Energion (LämpöYkkönen) voi kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

YHTEYSTIEDOT JA MUUTOKSET

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 25.1.2023 ja sitä päivitetään säännöllisesti.

Mikäli katsot tietojesi käsittelyn olevan lainvastaista, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (https://tietosuoja.fi/yhteystiedot).